Le traitement des commandes des fournisseurs implique un certain nombre de documents commerciaux, notamment des devis, facture, bon de commande et bon de livraison. Dans le cadre de transactions commerciales, ces documents ont un contexte juridique spécifique. Ils peuvent fournir une traçabilité spécifique de la vente, ce qui n’est pas possible avec des accords verbaux. Les informations pertinentes figurant dans un bon de commande ou un bon de livraison ne sont pas également contraignantes pour la personne ou l’entreprise en tant que destinataire. Ces documents importants sont complémentaires pour le comptabilité et ne doivent pas être confondus. Pour la traçabilité et la conformité des processus d’approvisionnement, il est utile de connaître la différence entre un bon de commande et un bon de livraison pour comprendre les enjeux.
Bon de commande : définition
Un bon de commande est un document contraignant échangé entre un vendeur et un client avant de conclure une transaction commerciale. Il s’agit d’un accord juridique entre les parties, qui les engage pour une somme d’argent. Toutefois, il ne s’agit pas d’un document contraignant. Un bon de commande est émis par l’acheteur (ou le client) à l’intention du fournisseur pour les lier l’un à l’autre. Il s’agit d’un contrat bilatéral, ou plus précisément d’un accord de consentement.
Le fait que le bordereau de commande protège à la fois le vendeur et l’acheteur contre les litiges tels que : des livraisons incomplètes, des différences dans les caractéristiques des produits, des livraisons tardives, le non-respect des conditions de paiement. Les bons de commande servent des objectifs de comptabilité intéressants pour les deux parties. L’acheteur est également au courant des informations précontractuelles et examine les conditions générales de vente du fournisseur avant de s’engager dans une commande. Ils peuvent également joindre leurs propres conditions générales d’achat afin d’aligner leurs propres politiques sur celles de la transaction commerciale.
Les vendeurs et les acheteurs ont leurs propres engagements. D’une part, le vendeur s’engage à livrer la commande demandée par le client ; d’autre part, le client s’engage à payer le prix convenu à la réception de la commande. En particulier, la gestion des marchés publics peut être simplifiée si un logiciel de gestion des marchés publics est utilisé. En effet, la numérisation de ce processus facilite le suivi des commandes et permet de retrouver instantanément toutes les informations dont une entreprise a besoin. Il est ainsi possible de réduire certaines tâches chronophages et de donner la priorité à d’autres questions plus stratégiques dans la gestion de l’entreprise, telles que l’orientation et la stratégie.
Informations juridiques
Les informations essentielles doivent être consultées lors de la préparation du bon de commande. Cela concerne :
Identité du fournisseur : nom de la société, adresse enregistrée, coordonnées, éventuellement numéro RCS et numéro SIREN.
Identité de l’acheteur : raison sociale, forme juridique, numéro RCS et SIRET, capital social, numéro de TVA communautaire, nom et prénom du donneur d’ordre, adresse de facturation et de livraison (si différente).
Numéro de commande et date d’émission.
Identification du produit, description détaillée, prix unitaire de chaque produit, taux de TVA applicable, etc.
Montant total hors TVA : le montant total hors TVA pour chaque groupe de produits et le montant total hors TVA et TVA comprise pour l’ensemble de la commande.
Conditions de paiement
Conditions de livraison.
Bon de livraison : définition
Un bon de livraison est un document commercial fourni par un fournisseur à un client pour prouver la livraison de produits, de marchandises ou de matières premières. Il est remis au client à la réception des marchandises. En termes juridiques, il confirme la réception des marchandises. En d’autres termes, lorsqu’il est signé, il devient la preuve que la commande a été livrée conformément aux conditions énoncées dans le contrat. Avec le bon de livraison signé, le client s’engage à payer le prix indiqué dans le bon de commande.
Les bons de commande sont émis en deux exemplaires, un pour l’acheteur et un pour le vendeur. Cependant, ils sont nommés différemment. Dans le cas du vendeur, le document est appelé « bon de livraison » et dans le cas de l’acheteur, le document est appelé « reçu ».
La différence entre un bon de commande et un bon de livraison
Contrairement à un bon de commande, qui est préparé par l’acheteur, un bon de livraison est préparé par l’entreprise fournisseur.
Un bon de commande avec signature spécifie les exigences de l’acheteur et certifie l’existence d’une commande pour initier une transaction commerciale. Le bon de livraison sert à prouver que la livraison a eu lieu et que les produits sont conformes à la commande du fournisseur. Comme le bon de livraison accompagne la livraison de la marchandise, il fait suite à la validation du bon de commande. Le bon de livraison ne peut pas être utilisé pour la réception du paiement. Seules les factures avec signature peuvent être utilisées pour le paiement.
L’utilisation de ce type de document officiel est destinée à assurer une relation professionnelle et commerciale. Avec les bons de commande, les bons de livraison et les facture, les entreprises peuvent organiser de manière optimale leurs commandes aux fournisseurs et éviter la confusion entre différentes informations.